La Historia de Access

La Historia de Access 

Su Historia desde sus inicios hasta su mas reciente actualizacion

Microsoft  Fue fundada en 1975 por Bill Gates y Paul Allen (llamados Hackers en esos
tiempos), ambos eran programadores en las computadoras PDP-10 de Digital
Equipment Corporation. En el año 1975 colaboraron en el lenguaje BASIC para las computadoras Altair,esto los llevo a la creación de Microsoft en Albuquerque, Nueva Mexico, USA. En 1979 se trasladaron a Redmon, Washington. En 1981 lanzaron el sistema operativo MS-DOS para la empresa IBM y también

vendieron licencias a diferentes empresas, convirtiéndose asi en el SO  estandar de la computadoras. También desarrollaron un procesador de texto para este sistema. Con el correr del tiempo Microsoft se separo de IBM y desarrolo un SO grafico denominado Windows Access versión 1.0 apareció por primera vez en Noviembre 1992. Se necesitaban 4 MB de memoria RAM.  y 8 MB de disco duro. El producto contenía 7 disquetes de 1.44 MB de capacidad. En un solo año se convirtió en el producto líder de su categoría.

Office Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1988. Rápidamente, en junio de 1993, se lanzó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación Access Basic.Para empezar, advierte una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas pueden causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos Access ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0). El formato de base de datos nativa de Access (la base de datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. Incluyen los formatos de acceso 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, y 2002-2007. La más significativa fue la transición de Access 97 a Access 2000, formato que no era compatible antes, y Access 2000 requirió el nuevo formato. Desde Access 2000, todas las nuevas versiones de Access soportan este formato. Se añadieron nuevas características a Access 2002, que pudieron ser usadas por Access 2002, 2003 y 2007.

Versiones

MS Access Iconos

A 2.0		A 2000		A 2002		A 2003

El creador de Access:

Gary Douglas, Fundador. Gary desarrolló un conjunto de herramientas y procesos transformadores, conocidos como Access Consciousness en los últimos 30 años. Estas herramientas, que están a la vanguardia creativa de la consciencia, han transformado la vida de decenas de miles de personas en todo el mundo.

¿Qué son las funciones de Microsoft Office Access?

• Almacenamiento de datos. Microsoft Access puede almacenar datos en tablas. ...
• Información de consulta. Access puede modificar, eliminar, añadir, y aislar la información en tablas. ...
• Entrada de datos. Los datos pueden ser introducidos manualmente en Acces mediante formularios. ...
• Reportes. ...
• Tareas automatizadas.

 El creador de los procesadores de texto

En 1978 llegó WordStar al mercado, el primero de los procesadores de texto de software que se popularizó entre los poseedores de un ordenador con CP/M, y luego DOS, y luego Windows. WordStar fue lentamente sustituido por WordPerfect a mediados de los 80, convirtiéndose en el "estándar" para DOS.

TABLA DE ACCESS

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablasrelacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). ... Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo.

¿Qué es un formulario de Access?

Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. ... Puede usar formularios dependientes para controlar el acceso a datos, por ejemplo, qué campos o filas de datos se muestran.

¿Qué es una consulta de Access?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear unaconsulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente la información que deseas.

¿Qué es un informe de Access?

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

Crear una relación en una base de datos de escritorio de Access

1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.
   
2. Si aún no definió ninguna relación, aparece automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
   En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y las consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas.
3. Seleccione una o varias tablas y luego haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas, haga clic en Cerrar.
4. Arrastre un campo (normalmente, la clave principal) de una tabla al campo común (clave externa) de la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla Ctrl, haga clic en cada uno de los campos y luego arrástrelos.
   Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
   
5. Compruebe que los nombres de campo que se muestran sean de los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.
6. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla Exigir integridad referencial.
7. Haga clic en Crear.
8. Cuando haya terminado en la ventana Relaciones, haga clic en Guardar para guardar los cambios de diseño de relaciones.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, solo si activó la casilla Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

• Para crear una relación uno a uno    Ambos campos comunes (por lo general, los campos de clave principal y clave externa) deben tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe estar establecida en Sí (Sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
• Para crear una relación uno a varios    El campo de un lado (por lo general, la clave principal) de la relación debe tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en Sí (Sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe estar establecida en No o Sí (Con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación en una aplicación web de Access

La ventana Relaciones no está disponible en una aplicación web de Access. En lugar de crear una relación en una aplicación web de Access, puede crear un campo de búsqueda que obtiene los valores de un campo relacionado de otra tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla Empleados y desea agregar una búsqueda en una tabla Regiones para poder mostrar en qué región trabaja cada empleado. El campo que la búsqueda usará como fuente para los valores ya debe existir antes de crear un campo de búsqueda.

Este es el procedimiento para crear un campo de búsqueda en una aplicación web de Access:

1. Abra la tabla en la que desea crear un nuevo campo de búsqueda haciendo doble clic en la navegación. (Sugerencia: es posible que tenga que hacer clic en Inicio > Panel de navegación para ver las tablas disponibles.)
   En el ejemplo anterior, haga clic en la tabla Empleados.
2. Haga clic en la columna Nombre de campo debajo del último campo de la tabla y escriba un nombre para el nuevo campo de búsqueda.
   En el ejemplo, escriba Región como el nombre del campo.
3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione Búsqueda.
   
   Se inicia el Asistente para búsquedas.
4. En la primera página del Asistente para búsquedas, seleccione Deseo que el campo de búsqueda obtenga los valores de otra tabla o consulta. Aparecerán más opciones en el cuadro de diálogo.
5. Seleccione el nombre de la tabla o consulta que proporcionará los valores de la búsqueda.
   En el ejemplo, seleccione Tabla: Regiones.
   
   (Los nombres de las tablas de la imagen coinciden al ejemplo que usamos).
6. Después de seleccionar la tabla, use la lista Qué valor desea que se muestre en la búsqueda para seleccionar el campo que desee usar como un valor de visualización del campo de búsqueda. De forma predeterminada, Access selecciona el primer campo de texto que se puede encontrar en la tabla seleccionada.
   En el ejemplo, debería dejar el campo seleccionado, Título, como el valor para mostrar.
7. Use la lista Desea ordenar los elementos en la búsqueda para establecer la ordenación, si lo desea.
8. En Qué debe ocurrir cuando se elimine un registro de la tabla "Regiones", establezca el tipo de relación que desea entre las dos tablas y si desea aplicar integridad referencial. (El nombre de la tabla de esta pregunta varía dependiendo de la tabla que haya seleccionado en el paso 5.)
   El Asistente para búsquedas toma como valor predeterminado Evitar la eliminación si hay registros correspondientes en la tabla "Empleados", porque es la opción más segura en la mayoría de los casos. En el ejemplo, esta opción significa que no puede eliminar un valor de la tabla Regiones si esa región se usa en los registros de la tabla Empleados. Por lo tanto, si los registros de empleados están usando una región, como "Oeste", e intenta eliminar "Oeste" de la tabla Regiones, Access le impedirá eliminarla. En este caso, tendrá que restablecer todos los registros de empleados usando ese valor u otro parecido, antes de poder eliminar "Oeste" de la tabla Regiones. La última opción podría funcionar en este ejemplo, ya que le permitiría eliminar "Oeste" de la tabla Regiones. El valor de la región se suprime automáticamente de los registros de Empleados que se establecieron en "Oeste" y se deja el valor en blanco. Si elige la segunda opción eliminará todos los registros de empleado de la tabla Empleados que tienen la región establecida en "Oeste". Esto se conoce como una eliminación en cascada y eliminará muchos más datos de los que desea en el ejemplo. Tenga cuidado al elegir esa opción. 

QUE ES EXPORTAR EN UNA BASE DE DATOS EN ACCESS.

En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Excel. En el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo.

Ejecutar la operación de exportación.

1. Si el libro de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.
2. En el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que desea exportar.
   Exportar solamente una parte de los datos
   Si el objeto es una tabla, una consulta o un formulario y desea exportar solamente una parte de los datos, abra el objeto en la vista Hoja de datos y seleccione los registros deseados.
   Para abrir un formulario en la vista Hoja de datos:   
   1. Haga doble clic en el formulario para abrirlo.
   2. Haga clic con el botón secundario en el formulario y después haga clic en Vista Hoja de datos. Si esta opción no está disponible:
      1. Haga clic en Vista Diseño.
      2. Presione F4 para mostrar el panel de tareas Hoja de propiedades.
      3. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades.
      4. En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, configure la propiedad Permitir vista Hoja de datos como Sí.
      5. En la pestaña Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Vista Hoja de datos. No es posible exportar solamente una parte de un informe. No obstante, puede seleccionar o abrir la tabla o la consulta en la que se basa el informe y exportar una parte de los datos contenidos en dicho objeto.
3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Excel.
4. En el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo.
5. En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desee.
6. Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con formato, seleccione Exportar datos con formato y diseño. Para obtener más información, vea la sección sobre cómo prepararse para la operación de exportación. Si está exportando un formulario o un informe, esta opción siempre está seleccionada pero no puede modificarse (aparece atenuada).
7. Para ver el libro de destino de Excel cuando se complete la operación de exportación, active la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.
   Si el objeto de origen está abierto y selecciona uno o varios registros en la vista antes de iniciar la operación de exportación, puede seleccionar Exportar solo los registros seleccionados. Para exportar todos los registros presentados en la vista, deje sin activar esta casilla. Esta casilla no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados.
8. Haga clic en Aceptar. Si se produce un error en la operación de exportación, Access muestra un mensaje en el que se describe la causa del error. De lo contrario, Access exporta los datos y, según su selección en el paso 7, abre el libro de destino en Excel. A continuación, Access muestra un cuadro de diálogo en el que puede crear una especificación con la información de la operación de exportación.

QUE ES IMPORTAR E UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

Importar, en informática, traer de otra parte algo. La función Importar se utiliza para incorporar a una aplicación objetos, documentos u otro tipo de archivos que fueron creados en otra aplicación, o que pertenecen a versiones antiguas de la misma aplicación.

Dejando eso de lado, así se importa:

1. Si ya ha iniciado una aplicación web de Access, ábrala en Access (en el explorador, haga clic en Configuración > Personalizar en Access), luego haga clic en Inicio > Tabla.
2. Si la página Agregar tablas no se ve, haga clic en Inicio > Tabla.
3. En la página Agregar tablas (lo primero que ve al crear una nueva aplicación personalizada), puede importar datos de otras bases de datos de Access, libros de Excel, orígenes de datos ODBC, archivos CSV/de texto y listas de SharePoint.
   
4. Bajo Crear una tabla de un origen de datos existente, haga clic en Access.
    Si desea importar desde otros orígenes de datos, además de Access, haga clic en la opción de origen de datos correspondiente y siga los pasos del asistente.
5. Se abrirá el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos de Access.
6. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos de Access, haga clic en Examinar, seleccione la base de datos de escritorio de Access desde la que va a importar y haga clic en Abrir.
7. Se abrirá el cuadro de diálogo Importar objetos.
   
   Solo puede importar tablas de una base de datos de escritorio de Access a una aplicación web de Access. No puede importar cualquier otro tipo de objeto.
8. En el cuadro de diálogo Importar objetos de la pestaña Tablas, seleccione las tablas que desea importar.
   Para cancelar el objeto seleccionado, haga clic de nuevo en el objeto.
9. Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso de importación.
   Access importa los datos y muestra mensajes de error si se produce algún problema.
10. Access muestra la nueva tabla en el lado izquierdo de la pantalla y crea vistas predeterminadas para cada una. A esta altura, lo mejor es hacer clic en Inicio > Iniciar aplicación. En el explorador, haga clic en las nuevas tablas y vistas para ver cómo se ve todo. Para hacer cambios a las vistas predeterminadas, cierre el explorador y personalice la aplicación web en Access.

• Importar datos a una aplicación web de Access siempre crea una tabla nueva con vistas Lista y Hoja de Datos predeterminadas.
• No es posible anexar datos a tablas existentes mediante el Asistente para importación en una aplicación. Sin embargo, puede importar datos en una nueva tabla y luego llevar a cabo una de las siguientes acciones:
• Usar la acción CrearRegistro en una macro de datos para agregar los datos importados a la tabla de destino.
• Usar vistas de hojas de datos para copiar y pegar los datos en la tabla de destino, o bien.

¿QUE ES UN FILTRO?

Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros de una tabla (o consulta) para visualizar o modificar dichos datos. Los filtros son más fáciles de utilizar que las consultas, aunque también tiene más limitaciones. No obstante, si no necesita seleccionar las tablas filtrar, realizar cálculos con los registros seleccionados ni seleccionar los campos que han de presentarse como resultado de la selección, puede utilizar un filtro

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Tabla dinamica en Access

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablasrelacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). ... Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo.

Access muestra el formulario en la vista Diseño. Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario y sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4. Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta en el diseño del formulario.

Para qué sirven las tablas dinámicas. Una tabla dinámica es un término utilizado comúnmente en el procesamiento de datos y diversos tipos de programas de computadora hacen uso de ellas. Excel no es la excepción y es famoso por permitir crear fácilmente una tabla dinámica.

Cómo crear un gráfico dinámico

Abriendo la tabla con la cual se desea trabajar se pulsa el botón “Ver” y se selecciona “vista gráfico dinámico”, luego se debe “Establecer columnas y filas”, las cuales serán las coordenadas para el gráfico, las categorías van abajo, las series son la barra vertical:

↑←

Puedes ir probando incluso filtrando los datos por ejemplo en este caso tenemos el campo de lugar que está compuesto por Lima y Provincias si gustas puedes tener gráficos para cada uno de los casos, sólo seleccionándolos.